العمل عن بعد ما هو وكيف تبدأ
هل تجد نفسك تعمل فجأة عن بعد بسبب تفشي فيروس كورونا؟ لا تقلق. لقد جعلك دليلنا مغطى.
هذا هو كل ما تحتاجه للحفاظ على تدفق الإنتاجية أثناء العمل عن بُعد. سواء كنت تدير فريقًا عن بُعد أو كنت موظفًا جديدًا في ترتيب عمل أكثر مرونة ، فإن هذا الدليل يحتوي على المعلومات التي تحتاجها للقيام بأفضل أعمالك من أي مكان ، على الأقل في الوقت الحالي.
انقر أدناه للانتقال إلى أسفل للوصول إلى القصة التي تهتم بها أكثر.
- العمل عن بعد: ما هو وكيف تبدأ
- أفضل 23 أداة وتطبيق للعمل عن بعد
- كيفية إدارة فريق بعيد
- كيف تبقى على اتصال كعامل عن بعد
العمل عن بعد: ما هو وكيف تبدأ
يبدو أن الجميع يعملون عن بُعد مؤخرًا - قد يكون هذا مستقبل العمل. وفقًا لاستطلاع حديث أجرته Global Workplace Analytics ، نما العمل عن بُعد بنسبة 159٪ منذ عام 2005 - ما يقرب من 4.7 مليون موظف (3.4٪ من القوة العاملة) يعملون الآن من المنزل نصف الوقت على الأقل. هل أنت واحد منهم؟
جزئيًا ، نما العمل عن بُعد بشكل كبير لأن أدوات مثل Slack و Zoom تجعل العمل عن بُعد أو العمل الافتراضي ممكنًا. بالإضافة إلى ذلك ، فإن ارتفاع أسعار العقارات في بؤر التكنولوجيا مثل نيويورك وسان فرانسيسكو يجعل العمل عن بُعد أكثر فعالية من حيث التكلفة. ولكن هناك العديد من الأسباب الأخرى التي تجعل الشركات الكبيرة والشركات الصغيرة والعاملين المستقلين على حد سواء قد بدأوا في تبني جداول عمل أكثر مرونة.
ولكن كما هو الحال مع كل اتجاه عمل ، فإن العمل عن بعد له فوائده وعيوبه. لذا قبل أن تقرر التخلي عن إعداد مكتبك التقليدي لصالح العمل بملابس النوم ، إليك ما تحتاج إلى معرفته حول العمل عن بُعد.
فوائد العمل عن بعد
بين الاجتماعات التي لا تعد ولا تحصى والتشتت والانقطاعات ، يمكن أن يضيع الناس الكثير من الوقت في العمل. في الواقع ، حوالي 60٪ فقط من الوقت الذي تقضيه في المكتب منتِج ، وفقًا لـ Atlassian .
لكن استطلاعًا أجري عام 2018 من FlexJobs وجد أن معظم الموظفين يشعرون بقدر أكبر من الإنتاجية عندما يمكنهم العمل من المكان الذي يريدون. من بين 3000 مستجيب ، قال 74٪ من العمال عن بعد إنهم تعرضوا لانقطاع أقل عن العمل من المنزل ، وقال 71٪ إنهم كانوا أقل إجهادًا دون الحاجة إلى التنقل ، وقال 65٪ إنهم يقضون وقتًا أقل في التفاوض على سياسات المكتب. أدت كل هذه التغييرات إلى زيادة الإنتاجية.
هناك الكثير من الأدلة لدعم هذا. وجدت دراسة أجريت عام 2013 من قبل كلية ستانفورد للأعمال أن الناس يكونون أكثر إنتاجية عندما يعملون في وقتهم الخاص. تم تعقب العمال عن بعد أثناء عملهم من المنزل لمدة تسعة أشهر. أظهرت النتائج أن هؤلاء العمال عن بُعد كانوا أكثر إنتاجية بنسبة 13٪ من أولئك الموجودين في المكتب - فقد أخذوا فترات راحة أقل وأيام مرضية أقل ، وبسبب جداولهم المرنة ، عملوا خلال ساعات عملهم الأكثر إنتاجية في اليوم .
تتجاوز فوائد العمل عن بُعد الإنتاجية. العمل عن بعد ، حتى ولو بدوام جزئي ، يمكن أن يجعل الموظفين أكثر سعادة - مع ضغوط أقل وتوازن أفضل بين العمل والحياة. وجد استطلاع حالة العمل عن بعد في Owl Labs 2019 أنه من بين 1202 عاملًا أمريكيًا شملهم الاستطلاع ، أفاد العمال عن بُعد بأنهم سعداء بوظائفهم بنسبة 29٪ أكثر من نظرائهم في الموقع. وعندما تجمع هذه المعلومات مع جميع الطرق التي يمكنك من خلالها توفير المال من خلال العمل عن بُعد ، تبدأ في التساؤل عن سبب عمل أي شخص في مكتب تقليدي بعد الآن.
لكن ليس عليك أن تعمل عن بُعد طوال الوقت حتى تشعر بالتأثيرات الإيجابية. وجدت Global Workplace Analytics أن الجدول المثالي هو جدول مختلط ، يعمل عن بعد يومين أو ثلاثة أيام في الأسبوع. يوفر تقسيم الوقت بين المكتب والمواقع البعيدة ، وتحقيق التوازن بين العمل المركز في المنزل والتعاون وجهًا لوجه ، أعلى مستوى من الإنتاجية.
كيف تبدأ العمل عن بعد
العمل عن بعد ليس دائمًا بالسهولة التي يبدو عليها. بالنسبة للمبتدئين ، الاتصالات السلكية واللاسلكية ليست سلسة - غالبًا ما تؤدي الاجتماعات المختلطة إلى مقاطعات ، ويتحدث الجميع مع بعضهم البعض ، ومجموعة من مشكلات تكنولوجيا المعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يضطر العمال عن بُعد إلى الخروج عن طريقهم للتأكد من عدم تفويت أي شيء. لا تحدث جميع التفاعلات المكتبية المهمة داخل حدود الاجتماع ، بعد كل شيء. في بعض الأحيان ، تحدث المحادثات الاجتماعية أو التجارية الأكثر أهمية أثناء التنقل أو في المصعد أو أثناء استراحة سريعة.
لذا نعم ، هناك فومو. وفقًا للمسح الذي أجرته Owl Labs ، يشعر بعض العمال عن بُعد ، 23٪ منهم ، بالقلق من أن عدم التواجد في المكتب قد يؤثر سلبًا على حياتهم المهنية. قد يأتي جزء من هذا القلق من نقص الدعم المناسب للعمل عن بعد. غالبًا ما يكون العمال عن بُعد مسؤولين عن إدارة وقتهم وتحديد أولويات المهام. وأيضًا ، وفقًا لـ Owl Labs ، لم يتلق 38٪ من العاملين عن بُعد و 15٪ من المديرين عن بُعد أي تدريب على كيفية العمل عن بُعد.
إذا كنت موظفًا يفكر في بدء العمل عن بُعد ، فهناك بعض أفضل الممارسات التي يجب عليك اتباعها. فيما يلي بعض النصائح الأولية للبقاء على الكرة ، وأنت مرتاح في غرفة المعيشة الخاصة بك:
- هيئ نفسك للنجاح: إذا كنت ستبقى في المنزل ، تعامل معه مثل مكتبك. خصص منطقة عمل محددة ، وتناول الغداء ، وخذ فترات راحة منتظمة لمنح عقلك قسطًا من الراحة وضخ الدم.
- كن صادقًا بشأن مماطلتك: كلنا نفعل ذلك. ولكن إذا كنت تعمل عن بعد ، فعليك أن تكون مديرك الخاص. بالنسبة للمبتدئين ، ضع في اعتبارك مراقبة نشاطك على الإنترنت ، باستخدام أحد هذه التطبيقات المفيدة لمكافحة التسويف ، مثل Beeminder ، والذي يتيح لك تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه على موقع ويب ، أو Bato.Life ، والتي ستغلق متصفحك بقوة من أجلك عندما ينتهي وقتك في تصفح الويب.
مستقبل العمل؟
مع صعود الرحالة الرقميين ، والاتجاهات نحو التخصص في العمل ، وتدفق الجيل Z الرقمي الأصلي إلى القوى العاملة ، من الواضح أن العمل عن بُعد موجود ليبقى ، وسيصبح أكثر برودة .
وفقًا لبحث أجرته PWC في عام 2016 ، يعتقد 63٪ من الموظفين (من أصل 1،385 موظفًا شملهم الاستطلاع) أن يوم العمل البالغ 8 ساعات سيصبح قريبًا جدًا - حيث قال 68٪ أن جميع الأعمال ستتم عن بُعد.
لذا ، إذا كنت تشعر أن الوقت قد حان لتبديل جدولك الزمني ، فتأكد مما إذا كان بإمكانك العمل من المنزل بضعة أيام في الأسبوع - فهذا سيحدث فرقًا كبيرًا.
أفضل 23 أداة وتطبيق للعمل عن بعد
اعتاد العمل عن بُعد أن يكون مكانًا مناسبًا - كان الأشخاص الوحيدون الذين يمكنهم "الوصول عن بُعد" إلى المكتب هم أولئك الذين لديهم الإعداد التكنولوجي المناسب. ولكن الآن ، بفضل شبكة WiFi المحسنة ، والشاشات الأكثر وضوحًا ، والأدوات العديدة التي تساعدنا على البقاء على اتصال بالمكتب أينما كنا ، أصبح العمل عن بُعد أكثر شيوعًا. فيما يلي الأدوات والتطبيقات اللازمة لمساعدتك في الحفاظ على روتينك عن بعد على المسار الصحيح.
تطبيق مراسلة للفريق بأكمله
أصبح تطبيق المراسلة Slack منتشرًا في كل مكان ، ومن المستحيل تقريبًا العمل بدونه - سواء كان ذلك في المكتب أو عن بُعد. تعمل ميزة المراسلة الفورية في Slack على إبقاء الجميع في نفس الصفحة وقد قامت بشكل فعال بقتل البريد الإلكتروني ، والذي يمكن أن يضيع إرساله ما يقرب من خمس ساعات في يوم عمل معين . ولكن أكثر من ذلك ، يمكن أن يكون مساحة مهمة للتعاون بين أعضاء الفريق عن بعد. إليك بعض الحيل لتخصيص تجربة Slack الخاصة بك .
لكن مجرد هيمنة Slack على مكان العمل لا يعني أنه تطبيق الدردشة الوحيد للفريق. لأولئك الذين يبحثون عن بديل ، فيما يلي بعض الخيارات:
- Twist : يشبه إلى حد كبير Slack ، فهو تطبيق اتصال يفصل القنوات إلى سلاسل محادثات قابلة للبحث. تدعي أنها تحل الطبيعة المجهدة لاتصالات Slack من خلال إعطاء الأولوية للوضوح.
- Microsoft Teams : نظام أساسي للمراسلة جيد بشكل خاص في دعم نوع العمل التعاوني المنجز في المستندات أو الاجتماعات.
- Discord: تطبيق صوتي ، لمن يحتاج منا إلى التحدث إلى زملائنا في العمل (أو زملائنا اللاعبين) بلمسة زر واحدة.
- Google Chats Hangout : يحتوي تطبيق مراسلة فريق Google بشكل أساسي على جميع الميزات نفسها مثل Slack. قد يكون ذلك مناسبًا لفريق يقضي الكثير من الوقت في التعاون في مستندات G Suite والعروض التقديمية على نفس النظام الأساسي.
أداة مؤتمرات الفيديو للفريق البعيد
قد تعتقد أن العاملين عن بعد ليسوا مضطرين لحضور العديد من الاجتماعات مثل نظرائهم في المكتب ، ولكن هذا ليس هو الحال. يذهب العاملون عن بُعد إلى عدد كبير من الاجتماعات - ولهذا السبب من المهم جدًا الحصول على نفس تطبيق مؤتمرات الفيديو الموثوق به وسهل الاستخدام. وهنا عدد قليل من الخيارات.
- Google Hangouts : الشيء الأكثر ملاءمة حول أداة مكالمات الفيديو من Google هو أنها مدمجة مع تقويم Google الخاص بك - إذا كان لديك حساب تجاري ، فستظهر مكالمة فيديو في كل مرة تضيف فيها حدثًا جديدًا.
- zoom : نعم ، جودة الصوت والفيديو رائعة ، لكن هذا ليس السبب الوحيد الذي يجعل الناس يعتقدون أن هذه الأداة هي الأفضل. Zoom يمكن أن يتوسع مع فريقك. إذا كنت تحاول تنظيم ندوة عبر الإنترنت مع 100 مشارك نشط وعشرات الآلاف من المشاهدين (وتسجيلهم لمشاهدتهم لاحقًا) ، فإن Zoom مناسب لك.
- Screenflow : إذا كنت تريد تسجيل اجتماعاتك ، لكنك لا تريد الدفع مقابل Zoom.
- Timezone.io : بالنسبة لفريق مكون من البدو الرحل الرقميين ، قد يكون من الصعب الحفاظ على اختلافات التوقيت. يتتبع Timezone.io الجداول الزمنية البعيدة للجميع ، ويجعل التخطيط لمؤتمرات الفيديو بعيدة المدى أسهل للجميع.
أدوات التخزين السحابية للعاملين عن بعد
التخزين السحابي مهم لأي مكتب ، لكنه يصبح كذلك بشكل خاص عندما ينتقل فريقك عن بُعد. إذا كنت تبحث عن خيار رخيص لأداة تخزين سحابية - فابحث عن G Suite . النظام الأساسي ليس فقط مناسبًا تمامًا للمشاركة والعمل في وقت واحد في المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من جميع الأحجام ، ولكنه متوافق أيضًا مع Slack ، مما يجعل من السهل مشاركته مع زملائه في الفريق الضروريين في أي مشروع معين. ولا يضر أن يكون لديك أكثر من حل واحد للتخزين السحابي! يعد Dropbox خيارًا رائعًا آخر ، مثل Microsoft OneDrive .
طريقة للوصول إلى جهاز كمبيوتر المكتب عن بعد
لا تعرف أبدًا متى ستحتاج إلى الوصول إلى هذا الملف الموجود على سطح مكتب مكتبك الذي نسيت إحضاره إلى المنزل. عندما تظهر هذه الحاجة ، هناك العديد من الخيارات الآمنة لمساعدتك في الوصول إلى كمبيوتر آخر وأنت مسترخٍ على أريكتك. منصة الوصول عن بعد TeamViewer مجانية للاستخدام الشخصي. لديها خطط للأعمال التي تتضمن كل ميزة عن بعد قد يحتاجها المرء ، بما في ذلك مشاركة الشاشات بسهولة ، سواء للدعم الفني أو أثناء عروض الفيديو والمكالمات. هناك أيضًا خيار من Google ، Chrome Remote Desktop ، والذي يتيح لك ببساطة إعداد أذونات الكمبيوتر ليتم الوصول إليها بواسطة شخص آخر ، إذا كنت تبحث عن إجراء بعض استكشاف الأخطاء وإصلاحها بسرعة أو الحصول على ملف مفقود.
أداة لإدارة المشاريع عن بعد
تعتبر أداة إدارة المشروع مهمة سواء كنت تعمل عن بُعد أو في المكتب - ولكن مع وجود الكثير من القطع المتحركة ، يصبح وجود منصة واحدة حيث يتم تنظيم كل الأعمال وتخزينها أكثر أهمية. فيما يلي بعض من أفضل الأدوات لمساعدتك في إدارة العمل التعاوني.
- Trello : تساعدك أداة كانبان البسيطة على غرار لوحة كانبان على تصور سير العمل الخاص بك ، وتحريك المشاريع اعتمادًا على ما إذا كانت متراكمة أو قيد المعالجة أو تم تنفيذها.
- الإثنين : هذه الأداة التكيفية قابلة للتخصيص ، لذا فإن البيانات الأكثر صلة هي الأكثر وضوحًا دائمًا. بالإضافة إلى ذلك ، هناك طرق سهلة للتواصل مع المتعاونين داخل البرنامج ، حتى لا يفوتك أي شيء.
- Asana : إذا كنت تريد كل عملك في مكان واحد - مهمة كبيرة أو صغيرة - فإن Asana هي طريقة رائعة لتتبع سير عمل المشاريع التعاونية بالإضافة إلى المهام المتكررة اليومية.
- Todoist : قوائم المهام هي طريقة مجربة وحقيقية للإنتاجية لسبب ما. من المفيد دائمًا إخراج الفكرة من رأسك إلى الصفحة. يعد هذا حلاً رائعًا للعامل عن بُعد الذي يحاول تنظيم كل من عمله وحياته - وتحقيق توازن أفضل بين الاثنين.
أدوات إدارة الوقت للعمل عن بعد
يمكن أن تكون إدارة الوقت تحديًا للجميع. لكن من الصعب جدًا الاستمرار في التركيز على المهمة التي تقوم بها عند العمل من المنزل أو السفر. إليك بعض الأدوات لمساعدتك على تتبع ساعاتك - وإدارة كيفية إنفاقك لها.
- Toggl : هذه المنصة هي طريقة رائعة لتتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في مشروع معين. علاوة على ذلك ، يمكنك إعداد تقارير لتوضح للعملاء كيف تقضي وقتك في مشروع معين.
- Timecamp : أداة لا تساعدك فقط على تتبع ساعات عملك ، ولكن يمكنها مساعدتك في التخطيط للمستقبل - وتوفر تقديرات بسيطة لمقدار الوقت الذي قد تستغرقه مشاريع معينة.
- PomoDoneApp : إذا كنت تريد نقل إنتاجيتك إلى المستوى التالي ، فابدأ في العمل في سباقات السرعة. سيساعدك هذا التطبيق على تتبع ساعاتك باستخدام تقنية Pomodoro ، التي تقسم كل مهامك إلى أجزاء مدتها 25 دقيقة مع فترات راحة بينهما. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن دمجه مع العديد من أدوات إدارة المهام في هذه القائمة.
- KanbanFlow : أداة إدارة الوقت والمهام الكل في واحد هذه هي لوحة Kanban - مع طرق عرض قابلة للتخصيص مشابهة لما هو عليه يوم الإثنين - ولها أيضًا مؤقت بومودورو مرفق بكل مهمة.
ردود فعل مجهولة وأداة تسجيل الوصول
في عالم مثالي ، سيحصل جميع العمال على فرصة لإخبار تقاريرهم المباشرة عن الضغوط في جدول عملهم. ولكن مع الفرق البعيدة ، قد يكون من الصعب العثور على مساحة للتعبير عن المخاوف ، حتى مع الاجتماعات الفردية المنتظمة. بالنسبة لأولئك المديرين الذين يرغبون في إجراء تسجيل وصول سريع مجهول مع فرقهم البعيدة ، جرب Chimp أو Champ . ترسل الأداة مسحًا بسيطًا يوم الخميس - وبعد ذلك في يوم الجمعة ، يتم تحويل هذه النتائج إلى عداد ، والذي يمكن للمدير استخدامه لقياس مدى رضا أو إحباط فريقهم بسرعة.
أصبح التعليق المرئي بسيطًا
أصبحت سلاسل تعليقات Slack والملاحظات المكتوبة بخط اليد شيئًا من الماضي. MarkUp عبارة عن نظام أساسي مجاني للتعليق المرئي يتيح للمستخدمين تحميل أي صفحة ويب وترك تعليقات بسيطة وواضحة وفعالة للتحرير. إنها أسهل طريقة للحصول على تعليقات رقمية حول عملك الإبداعي ... ونحن نعلم ذلك لأننا أنشأناه
أدوات وتطبيقات للعمل في أي مكان
كما توضح هذه الأدوات والتطبيقات ، لا يهم مكان عملك بقدر ما يهم طريقة عملك. العديد من هذه الأدوات ضرورية للعمل الجيد سواء كنت تعمل عن بعد أو تحاول فقط زيادة إنتاجيتك في المكتب. في النهاية ، النقطة المهمة هي أنها تجعل عملك أكثر شفافية ومتاحًا لأعضاء فريقك ومديريك. لذا ، سواء كنت تعمل من أريكتك ، أو مقصورتك ، أو شاطئ في بولينيزيا الفرنسية ، سيكون من السهل البقاء على رأس كل ذلك بمجرد أن يكون لديك الإعداد التنظيمي الصحيح.
كيفية إدارة فريق بعيد
من الصعب بما فيه الكفاية إدارة فريق عندما يكون الجميع أمامك مباشرة ... لذا كيف من المفترض أن تدير فريقًا بعيدًا لا يشاركك مساحة فعلية؟
ينمو العمل الهجين بمعدل أسي ، لذا فمن المحتمل أن مكان عملك على وشك التحول إلى هجين (إذا لم يكن كذلك بالفعل). تقدم حوالي 85٪ من الشركات الموجودة في الولايات المتحدة الآن خيارات التوظيف عن بُعد ، وأصبحت أكثر من نصف الشركات العالمية هجينة أو أصبحت بعيدة تمامًا الآن. في حين أن تقديم خيارات عن بُعد يمكن أن يكون رائعًا للإنتاجية ، إلا أن هناك بعض التحديات المحددة الفريدة لإدارة فريق بعيد. قد يكون من الصعب تتبع جميع القطع المتحركة ومواءمة الجداول الزمنية المرنة لسير العمل والتعاون الأمثل. سواء كنت مديرًا يعمل عن بُعد أو في الموقع ، فإليك دليل لإدارة العمال عن بُعد.
ضع توقعات واضحة مع العاملين عن بعد
تجعل الاختلافات الزمنية والساعات المرنة من الصعب تتبع ما يعمل عليه الجميع ، لذلك من المهم تحديد التوقعات مبكرًا. تأكد من أنك على نفس الصفحة فيما يتعلق بالإطار الزمني للمشروع ، وأنك واضح بشأن ما يجب تحديده حسب الأولوية ، وأنك قمت بمسح أي مشكلات تتعلق بالتوافر مسبقًا.
هذا يعني أيضًا أن تكون مرتاحًا لإعطاء ملاحظات محددة ، إيجابية وسلبية. عندما تكون مديرًا لموظفين عن بُعد ، لا يكفي أن تخبر شخصًا ما أن شيئًا ما جيد. عليك أن تخبرهم لماذا هو جيد. بهذه الطريقة ، إذا حدث قصور في المستقبل ، فهناك إرشادات واضحة للعودة إلى المسار الصحيح. عندما لا تعمل في نفس المكان في نفس الوقت ، فإن الوضوح مهم أكثر من أي وقت مضى.
ضع حدودًا حول الوقت البعيد
حتى الجدول الزمني المرن يجب أن يكون له حدوده. اكتشف جدولًا يمكن أن تتفق عليه أنت وعضو فريقك ، ثم التزم به. سيحميك هذا أنت وأعضاء فريقك البعيد من إرسال اختبار اتصال بطريق الخطأ إلى شخص ما في منطقة زمنية مختلفة في منتصف الليل. كما أنه سيجعل فريقك يشعر بأن وقتهم أكثر قيمة. إذا شعر فريقك البعيد أنك تحترم التوازن بين العمل والحياة الخاصة بهم ، فسيكونون أكثر ميلًا لاحترامك ، وأخذ طلباتك وملاحظاتك على محمل الجد.
اجتمع مع العاملين عن بُعد
إذا كنت تقرأ جنبًا إلى جنب مع سلسلتنا حول العمل عن بُعد ، فأنت تعلم كيف نشعر حيال عمليات تسجيل الوصول . الاتصال المتكرر هو مفتاح علاقات العمل الناجحة عن بعد. يحتاج زملائك في الفريق إلى الشعور وكأنك حاضر في حياتهم العملية - خاصة وأنك لست في مواجهة وجه لوجه. سيساعد اللقاء الفردي المنتظم - سواء أكان ملخصًا يوميًا غير رسمي أو مؤتمر فيديو أسبوعي لمراجعة ما هو مدرج في جدول الأعمال ، أو حتى محادثة مباشرة على الإنترنت في بعض الأحيان - على بناء الثقة.
ثق في نظام إدارة المشروع
جزء من كونك مديرًا رائعًا هو معرفة متى تترك أعضاء فريقك بمفردهم حتى يتمكنوا من إنجاز عملهم. تريد تحقيق التوازن الصحيح: كن حاضرًا ومتاحًا ، ولكن أعط الجميع مساحة كافية أيضًا. قد يكون هذا حبلًا مشدودًا صعبًا للمشي عندما تكون على رأس فريق هجين. ولكن قد يكون من المفيد استخدام نظام إدارة المشروع لتتبع تقدم الفريق بأكمله - ولحد من أي دوافع قد تضطر إلى الإدارة الدقيقة. تحقق من قائمتنا لأفضل الأدوات للعمل عن بُعد لمعرفة أداة الإدارة المناسبة لك.
شجع التعاون
فقط لأن أعضاء فريقك قد يكونون في جداول مختلفة لا يعني أنهم يجب أن يشعروا بالعزلة عن بعضهم البعض. ابحث عن طرق لتشجيع أعضاء فريقك على التعاون - وابدأ بإتاحة مساحات حيث يمكنهم جميعًا مشاركة ما يعملون عليه.
قم بتنظيم جلسة Hangout أسبوعية ، والتي يمكن أن تتناوب على الأوقات حسب المناطق الزمنية التي تتفاوض بشأنها. إذا كنت فريقًا صغيرًا ، فقد يكون هذا اجتماعًا غير رسمي بأسلوب الوقوف ، حيث يشارك الجميع قليلاً حول ما يعملون عليه. إذا كنت في فريق أكبر ، فاجعل هذا اجتماعًا شاملاً ، مع عروض توضيحية وعروض تقديمية موجزة من فريق عمل متناوب من الموظفين. سيساعد هذا في زيادة الوعي بكل العمل الجيد الذي يحدث في الشركة - وفي النهاية ، سيجمع الناس معًا.
سيكون هذا النوع من الاجتماعات الأسبوعية أيضًا وقتًا ممتازًا للاحتفال بنجاح فريقك. بصفتك مديرًا ، فأنت تريد التأكد من أنه عند إنجاز العمل الجيد ، تتم مكافأته - وهذا سيساعد أيضًا في الحفاظ على تحفيز الموظفين البعيدين وتواصلهم.
تعزيز الترابط الجماعي
ابحث عن طرق لأعضاء فريقك للتعرف على بعضهم البعض خارج العمل. إذا كنت في فريق صغير ، فيمكنك بسهولة تشجيع الترابط الجماعي عن طريق تحريضه بنفسك: ابدأ رسائل جماعية على Slack أو خطط لأحداث شخصية من حين لآخر ، مثل غداء الفريق الشهري.
إذا كنت تدير فريقًا أكبر ، فقد تحتاج إلى القليل من المساعدة لتعزيز الصداقة الحميمة. جرب Donut ، وهو مكون إضافي من Slack يجمع بشكل عشوائي أعضاء مختلفين في الفريق معًا لتناول قهوة أو غداء افتراضي - مما يشجع على مشاركة المهارات والتوجيه. سيساعد هذا في تعزيز مساحة عمل أكثر تعاونًا بمرور الوقت.
تذكر سبب أهمية المديرين
في النهاية ، دور المدير هو أن يكون مفيدًا قدر الإمكان. أنت الغراء الذي يبقي فريقك المختلط بأكمله معًا. وكلما كنت أكثر تقبلاً لمشاكل فريقك ، ستسير الأمور بشكل أفضل. هذا يعني أيضًا أن تكون على استعداد لتلقي التعليقات ، خاصةً حول كيفية تحسين أدائك في تحديد الأهداف والتوقعات. كلما زادت قدرتك على العمل نحو تعزيز العلاقات الإيجابية بينك وبين فريقك ، كلما شعر فريقك بمزيد من الصلابة - وكان أداؤه أفضل ، سواء كان زملاؤك يعملون من الشاطئ أو من أريكتهم في المنزل.
كيف تبقى على اتصال كعامل عن بعد
مع كل فوائده ، مثل توفير بعض العجين والعمل بملابس النوم ، فإن العمل عن بُعد يواجه أيضًا تحديات. الوحدة أساسية بينهم . الحيلة لتحقيق أقصى استفادة من وقتك البعيد هي التأكد من أنك لن تشعر أبدًا بالعزلة أو العزلة - حتى لو كنت تعمل بمفردك. إليك كيفية البقاء على اتصال كعامل عن بُعد ، بما في ذلك كموظف وكشخص ، خلال ساعات عملك.
قم بإعداد اجتماعات عن بعد منتظمة
من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن العمال عن بعد لا يحضرون الاجتماعات. إنهم يفعلون - في الواقع ، أظهر استطلاع من Owl Labs أنهم غالبًا ما يذهبون إلى عدد أكبر منهم من العاملين في المكاتب. ذلك لأن الحصول على تعليقات منتظمة ومتسقة يعد جزءًا مهمًا من العمل المنتج عن بُعد. إذا كنت مديرًا لعامل عن بُعد ، أو عاملًا عن بُعد بنفسك ، ففكر في تنفيذ بعض هذه الاستراتيجيات للبقاء على اتصال:
- تسجيل وصول يومي: من الجيد دائمًا التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. حتى لو تجاوز Slack بقليل ، فتأكد من أن الجميع يعرف المهام اليومية التي يجب تحديد أولوياتها.
- اجتماع فريق أسبوعي: عندما تكون جزءًا من فريق مختلط أو بعيد ، قد يكون من المهم أن تسمع عما يعمل عليه الآخرون - حتى لو كان خارج نطاق تركيزك. نصيحة احترافية: بالنسبة للاجتماعات عن بُعد ، حاول تشجيع استخدام Zoom أو Google Hangouts. يمكن أن يكون الفيديو محرجًا بعض الشيء في البداية ، ولكنه شخصي أكثر من مكالمة جماعية - ويمكن أن يساعد في ربط الفريق ببعضه البعض ، ووضع الأساس للتعاون (حتى عن بعد). بعد كل شيء ، الكثير من الاتصالات غير لفظية. يجب رؤية الوجوه وتفسير التعبيرات لتحقيق التأثير الكامل.
- اللقاءات الشخصية من حين لآخر: سواء كانت اجتماعات فردية أو مع الفريق بأكمله ، لا شيء يتفوق على وجهًا لوجه. إذا كان هناك زميل آخر بعيد عنك في الفريق على مقربة منك ، فخطط لأيام للعمل معًا. إذا كان ذلك ممكنًا ، اجمع كل فرد في الفريق معًا عدة مرات في السنة - للاجتماع أو التراجع أو حتى مجرد تعليق في المكتب. يمكنك استخدام المساحة لمشاركة تحديثات الأعمال والنجاحات الفردية والإخفاقات من الربع الماضي - مهما كان الشكل ، فإن الهدف هو جعل الجميع يشعرون بأنهم مشمولين. تذكر: الغرض من جمع الجميع معًا هو في النهاية مساعدة الجميع على الشعور بأنهم أكثر ارتباطًا ببعضهم البعض.
تعيين جهة اتصال في المكتب للعمال عن بعد
عندما تعمل عن بعد ، قد يكون من السهل أن تشعر بالخروج من الحلقة - أو أسوأ من ذلك ، مثل عدم معالجة مخاوفك أو أسئلتك. تتمثل إحدى طرق مكافحة هذه المشكلة في تعيين مسؤول اتصال داخل المكتب لإيفاد جميع الاستفسارات والقضايا المتعلقة عن بُعد. يمكن أن يكون هذا الشخص مديرًا ، أو يمكن أن يكون في نفس مستوى بقية الفريق. يتمثل أحد أجزاء مسؤولية مسؤول الاتصال هذا في التأكد من أن الاجتماعات الهجينة تسير بسلاسة أكبر - من خلال السماح للعاملين عن بُعد بأخذ الكلمة عندما يكون لديهم ما يقولونه ، والتأكد من سماع مشكلاتهم. في بعض الحالات ، ستحتاج إلى مدير أو أخصائي موارد بشرية للمساعدة في تعيين هذا الاتصال. لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك الاقتراب منهم بهذه الفكرة.
ابحث عن صديق يعمل عن بعد
يمكن أن يكون للأصدقاء وما يسمى ب "زوجات العمل" تأثير كبير على الإنتاجية. وفقًا لبحث أجرته مؤسسة غالوب ، فإن النساء اللائي لديهن رفيق عمل يشعرن بنسبة 63 ٪ أكثر انخراطًا في عملهن من أولئك الذين ليس لديهم رفيق. إذا كنت جزءًا من فريق مختلط ، فحاول العثور على شخص يمكنك تسجيل الوصول معه بانتظام والذي يمكن أن يساعدك في إبقائك متحمسًا عندما يصبح العمل بمفردك أكثر من اللازم.
استخدم منصة مكتبية تعمل عن بعد
من الواضح أن الاتصال هو مفتاح العمل الناجح عن بعد. ولكن في بعض الأحيان قد يؤدي الإفراط في التواصل - أو النوع الخاطئ منه - إلى إعاقة الإنتاجية. يمكن أن يكون للإدارة التفصيلية تأثير ضار على الإنتاج . هذا هو السبب في أهمية منصات المكاتب مثل Trello أو Asana أو Todoist ، حيث يمكن مراقبة سير عمل الفريق ومشاركة المستندات المهمة. يمكن أن تساعد في الحفاظ على أسوأ ميول المدير التفصيلي بعيدًا - مما يعطي طريقة شفافة للجميع لمراقبة تقدم بعضهم البعض ، بالإضافة إلى تقدمهم.
تواصل حول أكثر من عملك عن بعد
Slack مفيد لأكثر من مجرد سير العمل. عندما تكون خارج المكتب ، ابق على اتصال بزملائك في العمل حول أكثر من مجرد مهامك اليومية. إذا استطعت ، فحاول البقاء على اطلاع بأعياد ميلاد الأشخاص وما يحدث في حياتهم. لا تخف من التواصل مع الآخرين بشأن الأشياء التي لا تتعلق بالعمل تحديدًا - بناء العلاقات جزء من وظيفتك أيضًا! يمكن أن يساعد التواصل مع زملائك في العمل بطرق مرحة في منع الشعور بالضيق خارج المكتب ، والحفاظ على عملك على المسار الصحيح.
قم بتغيير روتين عملك عن بعد
في بعض الأحيان ، لا يكون للشعور بالاتصال أكثر عندما تعمل عن بُعد أي علاقة بالمكتب على الإطلاق. في بعض الأحيان ، عليك فقط أن تشعر بالتواصل مع العالم. إذا كنت تعمل من المنزل ، ففكر في تجربة موقع جديد. توجه إلى أحد المقاهي ، أو تحقق من استئجار مكتب في مساحة عمل مشتركة ، أو مجرد تناول الغداء مع صديق في الحي. غالبًا ما يكون لتغيير روتينك والخروج من ميولك الانعزالية تأثير إيجابي للغاية على عملك .
وتذكر ، يجب أن يحتوي يوم العمل على مساحة صغيرة للاستمتاع. سواء كان ذلك يعني إنشاء قناة ممتعة لبناء الفريق على Slack أو مجرد إجراء مكالمة هاتفية مع صديق عندما تكمل مهمة صعبة ، فلا تتردد في أخذ فترات راحة ومكافأة نفسك على تخصيص الوقت والقيام بعمل جيد. المتعة هي أيضًا جزء من الإيقاع المثمر ليوم العمل.
إيجاد الحلول المناسبة لتحديات العمل عن بعد
من المهم تعلم كيفية البقاء على اتصال كعامل عن بعد. ولكن إيجاد التوازن بين أن تكون متصلاً وأيضًا أن يكون لديك مساحة كافية للقيام بالفعل بالعمل الصارم الذي تناسبه الجداول البعيدة بشكل أفضل - هذا هو كل هذا. قد يستغرق الأمر بعض الوقت لمعرفة الأساليب الأفضل لك للبقاء على اتصال ، ولكن تذكر فقط: لست وحدك. لا تخف من التجربة. بعد كل شيء ، هذا هو كل ما يتعلق بتبني جدول زمني مرن.